内部通報規程

公益財団法人日本ソフトテニス連盟　内部通報規程

第１章 総則

（目的）

第１条

本規程は、公益財団法人日本ソフトテニス連盟（以下「本連盟」という。）及び加盟団体の役職員等の不正行為に関する通報を適切に処理するための仕組みを定めることにより、不正行為の防止、早期発見及び是正を図り、もってコンプライアンスの強化に資することを目的とする。

第２章 内部通報体制

（通報窓口）

第２条

本連盟は、通報を受け付ける窓口（以下「本窓口」という。）を、倫理・コンプライアンス委員会に設置する。

（担当者の指定）

第３条

倫理・コンプライアンス委員会は、本窓口の担当者を別途定めるものとする。

（利用対象者）

第４条

本窓口を利用できる者は、次の各号に定める者とする。

1. 本連盟及び加盟団体の役職員等（理事、監事、評議員、各種委員会委員、職員、業務委託先（個人に限るものとする。）をいい、退任から１年以内の退任者、退職から１年
   以内の退職者及び契約終了から１年以内の業務委託先を含む。）
2. 本連盟に登録している選手・指導者・審判員・維持会員（退会から１年以内の者を含む。

（通報の方法）

第５条

本窓口の利用方法は、電子メール又は書面によるものとする。

（通報の受付）

第６条

本窓口は、実名及び匿名のいずれの通報も受け付けるものとする。

２

本窓口が通報を受け付けた場合、窓口の担当者は通報者に対して、通報を受け付けた旨を遅滞なく通知するものとする。ただし、通報者の連絡先が不明である場合はこの限りではない。

（通報の対象行為）

第７条

利用者は、本連盟及び加盟団体の役職員等により法令違反、各種ハラスメント又は本連盟の諸規程に違反する行為（以下「通報対象行為」という。）が行われている又はそのおそれがある場合、本窓口に通報することができる。

（利益相反関係の排除）

第８条

本窓口の担当者その他本規程に定める業務に携わる者は、自ら、配偶者又は３親等以内の親族関係にある者が関係する通報対象行為についての通報の処理に関与してはならない。

２

本窓口の担当者が自ら、配偶者又は３親等以内の親族関係にある者が関係する通報対象行為についての通報を受けた場合には、他の本窓口の担当者に引き継がなければならない。

（独立性の確保）

第９条

本窓口において本連盟の理事の通報対象行為に関係する又は関係する疑いのある通報を受け付けた場合は、当該理事以外の理事又は監事との間でその後の対応について協議を行う。

（通報者の保護）

第10条

本連盟及び加盟団体の役職員等は、通報者に対して、本窓口又は第三者の通報窓口に通報したことを理由として、不利益な取扱いを行ってはならない。

２

本連盟及び加盟団体の役職員等は、調査に協力した者に対して、対象の事案に関する調査に協力したことを理由として、不利益な取扱いを行ってはならない。

３

本連盟及び加盟団体の役職員等は、本窓口に通報した者が誰であるか、対象の事案に関する調査に協力した者が誰であるかを探索してはならない。

（情報管理）

第11条

通報者からの通報により得た情報及び調査に協力した者から得た情報は、本規程に定める業務を遂行するために必要な範囲の者以外に共有しないものとする。

（秘密保持）

第12条

本規程に定める業務に携わる者は、通報者の同意又は法令に基づく場合等、正当な理由がある場合を除き、通報者の秘密又は個人情報その他の通報において知り得た情報を漏らしてはならず、本規程に定める業務以外の目的に利用してはならない。

（秘密保持）

第13条

本窓口の担当者は、通報を受け付けた場合、倫理・コンプライアンス委員会に通報事実を報告するものとする。

２

倫理・コンプライアンス委員会は、報告を受けた通報事実を調査すべきか否かにつき、検討するものとする。

（通報に基づく調査）

第14条

前条第２項に基づく検討の結果、調査が必要であると判断された場合、倫理・コンプライアンス委員会は通報事実について調査を実施するものとする。

２

倫理・コンプライアンス委員会は、調査の担当者（以下「調査担当者」という。）を指定することができる。

３

調査担当者は、通報者の秘密、プライバシーを保護するため、通報者が特定されないよう調査の方法につき十分に配慮しなければならない。

４

調査担当者は、調査において通報の対象となった者に、聴聞及び弁明の機会を与えるものとする。

５

本連盟及び加盟団体の役職員等は、第１項に基づく調査に対して積極的に協力し、調査を妨害してはならず、通報の対象となった事案の解明に協力しなければならない。

（調査の加盟団体への委託）

第15条

調査担当者は必要がある場合、通報内容の調査を関係する加盟団体に委託することができる。

２

調査を委託された加盟団体は、公正かつ公平に調査を実施するものとし、その調査結果を速やかに本連盟に報告する。この場合において、当事者の個人情報の取り扱いは、厳密に行うものとする。

３

本連盟は、調査を委託した加盟団体に対し、調査の進捗状況に関する報告を求めることができ、当該団体は、本連盟からの求めに応じて速やかに報告しなければならない。

（通報に基づく調査）

第15条

本連盟又は加盟団体は、調査の結果、通報対象行為が明らかになった場合には、本連盟又は加盟団体の諸規程に基づいて、当該行為者及び加盟団体等への処分又は再発防止措置、監督官庁への報告等の適切かつ相当な措置を講ずるものとする。

２

本連盟は、前項の措置終了後、連絡先の分からない場合を除いて、調査に協力した者等の信用、名誉及びプライバシー等に配慮の上、通報者に対し、調査結果及び当該措置の内
容を通知しなければならない。

３

通報者が当該調査対象である通報対象行為に関与していた場合、当事者である当該通報者が通報を行ったことを斟酌し、本連盟は当該通報者に対する懲戒処分を軽減するこ
とができる。

４

本連盟は、通報者及び調査に協力した者等の秘密保持に十分に配慮しつつ、通報内容、調査の結果及び是正措置の内容等について公表することができる。

第３章 通報を行う者の責務等

（不正の目的による通報の禁止）

第17条

通報者は、本窓口に対し、虚偽の通報や、他人を誹謗中傷する目的の通報その他の不正の目的の通報を行ってはならない。

２

通報者は、通報内容に係る事実について、対象者の氏名、行為の事実その他関連する情報を明らかにし、通報事実が真実であると本連盟が信じるに足りる相当な証拠を示して行うよう努める。

第４章 その他

（窓口業務の委託）

第18条

本連盟は、本規程に基づく窓口の運用に係る業務の全部または一部を第三者に委託することができる。

（本規程の違反）

第19条

本連盟は、役職員等が本規程に定める規定に違反した場合、本連盟の諸規程に基づいて処分を科すことができる。

（周知）

第20条

本連盟は、役職員等に対し、通報処理の仕組み及び重要性について、十分に周知するよう努めるものとする。

２

本連盟は、第５条に定める本窓口の利用対象者に本窓口の存在を十分に周知するよう努めるものとする。

（本規程に基づく体制の改善）

第21条

本連盟は、本規程に基づく内部通報制度が十分に機能しているかを確認するとともに、必要に応じ、本規程による通報処理の仕組みを改善することとする。

（改廃）

第22条

本規程の改廃は、理事会の議決を経て行うものとする。

附則

１

本規程（令和６年１０月２０日制定）は、令和７年４月１日から施行する。